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Hausmeisterkosten umlegen: Was in die Nebenkostenabrechnung darf und was nicht

Hausmeisterkosten sind als Betriebskosten auf Mieter umlagefähig, soweit sie laufende Betreuungsleistungen betreffen und der Mietvertrag die Umlage der Betriebskosten vorsieht. Nicht umlagefähig sind die Anteile für Verwaltung, Reparaturen und Instandhaltung. Rechtsgrundlage ist § 2 Nr. 14 der Betriebskostenverordnung. Wer diese Trennung in der Abrechnung nicht sauber vornimmt, riskiert als Vermieter Kürzungen und als Verwaltung Beanstandungen.

Stand: Juli 2026 | Ratgeber für Vermieter, Verwaltungen und Mieter

Objektakte mit Checkliste und Tablet auf dem Schreibtisch, Hausmeisterkosten umlegen

Welche Hausmeisterkosten sind umlagefähig?

Umlagefähig sind die laufenden, wiederkehrenden Tätigkeiten der Objektbetreuung: Kontrollgänge, Überwachung von Haustechnik und Hausordnung, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst, Mülltonnenservice und vergleichbare Dienste. Maßgeblich ist der Charakter der Tätigkeit, nicht die Berufsbezeichnung der ausführenden Person.

Die Betriebskostenverordnung verteilt die typischen Hausmeisterleistungen auf mehrere Positionen:

Leistung	BetrKV-Position	Umlagefähig
Objektkontrolle, Überwachung, allgemeine Hausmeistertätigkeit	§ 2 Nr. 14 (Hauswart)	Ja
Treppenhaus- und Gebäudereinigung	§ 2 Nr. 9	Ja
Gartenpflege, Pflege der Außenanlagen, Spielplatzpflege	§ 2 Nr. 10	Ja
Winterdienst, Straßenreinigung	§ 2 Nr. 8	Ja
Reparaturen und Instandhaltung durch den Hausmeister	keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV)	Nein
Verwaltungstätigkeiten wie Wohnungsübergaben, Abnahmen, Schriftverkehr	keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV)	Nein
Notdiensteinsätze zur Schadensbeseitigung	in der Regel Instandhaltung	Nein
Neuanlage eines Gartens, Fällung ohne Pflegecharakter	Einzelfallfrage, häufig keine laufenden Kosten	Überwiegend nein

Wichtig für die Zuordnung: Eine Leistung darf nur in einer Position auftauchen. Übernimmt der Hausmeister die Treppenhausreinigung und wird sie unter Nr. 14 abgerechnet, darf sie nicht zusätzlich unter Nr. 9 erscheinen. Doppelabrechnungen sind ein klassischer Beanstandungsgrund.

Warum müssen Verwaltung und Reparaturen herausgerechnet werden?

§ 1 Abs. 2 BetrKV nimmt Verwaltungs- und Instandhaltungskosten ausdrücklich von den Betriebskosten aus. Enthält die Hausmeisterpauschale solche Anteile, muss der Vermieter sie vor der Umlage herausrechnen und im Streitfall nachvollziehbar darlegen können. Eine Pauschale ohne Aufschlüsselung geht zu Lasten des Vermieters.

In der Praxis entstehen die Probleme fast immer beim Mischvertrag: Ein Hausmeister erledigt Kontrollgänge (umlagefähig), tauscht eine defekte Türschließanlage aus (Instandhaltung, nicht umlagefähig) und führt eine Wohnungsabnahme durch (Verwaltung, nicht umlagefähig), alles in einer Monatspauschale. Die sauberste Lösung ist ein Vertrag beziehungsweise ein Leistungsverzeichnis, das die Tätigkeiten von vornherein trennt und die Vergütung positionsweise zuordnet. Wie ein solches Leistungsverzeichnis aufgebaut ist, zeigt unser Muster-Leistungsverzeichnis. Bei uns sind die Rechnungen entsprechend getrennt aufgebaut, damit die Abrechnung ohne Schätzarbeit auskommt.

Fehlt die vertragliche Trennung, muss der Vermieter den nicht umlagefähigen Anteil schätzen und die Schätzgrundlage offenlegen. Pauschale Abzüge ohne Begründung akzeptieren Gerichte nicht durchgehend, die Anforderungen unterscheiden sich je nach Einzelfall und Instanz. Verlässlicher als jede nachträgliche Schätzung ist die Trennung an der Quelle.

Welche formalen Anforderungen gelten für die Abrechnung?

Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, danach sind Nachforderungen des Vermieters grundsätzlich ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Die Abrechnung muss die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel und den Mieteranteil nachvollziehbar ausweisen.

Für die Hausmeisterposition heißt das konkret: Die Gesamtkosten der Position müssen genannt sein, und wenn aus einer Mischpauschale nicht umlagefähige Anteile herausgerechnet wurden, gehört der Rechenweg in die Abrechnung oder muss auf Nachfrage belegbar sein. Zusätzlich gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot des § 556 Abs. 3 BGB: Der Vermieter darf nur Kosten umlegen, die dem Grundsatz einer wirtschaftlichen Betriebsführung entsprechen. Ein deutlich überteuerter Dienstleister ohne Marktvergleich kann daran scheitern, ein ordentlich ausgeschriebener Vertrag mit Leistungsverzeichnis nicht.

Gepflegte Grünfläche einer Wohnanlage, Hausmeisterkosten umlegen

Welche Rechte haben Mieter bei der Prüfung?

Mieter haben das Recht, die Originalbelege zur Abrechnung einzusehen, beim Hausmeister also Vertrag, Rechnungen und gegebenenfalls das Leistungsverzeichnis. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erhoben werden (§ 556 Abs. 3 BGB). Wer Verwaltungs- oder Reparaturanteile in der Hausmeisterposition vermutet, sollte gezielt die Belegeinsicht verlangen.

Prüfpunkte für Mieter in dieser Reihenfolge:

Mietvertrag prüfen: Ist die Umlage der Betriebskosten überhaupt vereinbart und ist die Hauswartposition erfasst?
Doppelabrechnung suchen: Tauchen Reinigung oder Gartenpflege sowohl in der Hausmeisterposition als auch als eigene Position auf?
Sprünge hinterfragen: Ist die Position gegenüber dem Vorjahr deutlich gestiegen, ohne dass sich die Leistung erkennbar geändert hat?
Belegeinsicht nehmen: Enthält der Hausmeistervertrag Reparatur- oder Verwaltungsleistungen, und wurden diese herausgerechnet?

Für Vermieter ist dieselbe Liste die Qualitätskontrolle vor Versand der Abrechnung. Wer die vier Punkte selbst beantworten kann, übersteht auch die Prüfung durch einen Mieterverein.

Wie wirkt sich die Umstellung von Kehrwoche auf Dienstleister aus?

Stellt ein Haus von der Kehrwoche der Bewohner auf einen professionellen Dienst um, entstehen erstmals umlagefähige Reinigungskosten. Die Umlage ist zulässig, wenn der Mietvertrag die Betriebskostenart erfasst, die Umstellung dem Wirtschaftlichkeitsgebot genügt und die Mieter im Gegenzug von der Eigenleistung frei werden.

Bei Bestandsmietverträgen kommt es auf die Formulierung an: Verweist der Vertrag auf die Betriebskostenverordnung oder listet er Gebäudereinigung als umlagefähige Art auf, ist die neue Position regelmäßig gedeckt. Enthält der Vertrag eine abschließende Liste ohne Reinigungsposition, ist die Umlage nicht ohne Weiteres möglich, dann braucht es eine Vertragsanpassung. Den praktischen Ablauf der Umstellung inklusive WEG-Beschluss beschreibt unsere Seite Kehrwochenservice Stuttgart, die Leistungsseite dazu ist die Treppenhausreinigung Stuttgart.

Häufige Fragen zur Umlage von Hausmeisterkosten

Sind die Kosten für den Winterdienst umlagefähig?

Ja, die laufenden Kosten des Winterdienstes einschließlich Streugut sind als Kosten der Straßenreinigung nach § 2 Nr. 8 BetrKV umlagefähig, bei Ausführung durch den Hauswart über § 2 Nr. 14. Die Haftungs- und Pflichtenfragen dahinter behandelt der Ratgeber Winterdienstpflicht Stuttgart.

Können Mieter die Hausmeisterkosten von der Steuer absetzen?

Ja, die in der Betriebskostenabrechnung enthaltenen Arbeitskosten für haushaltsnahe Dienstleistungen sind nach § 35a EStG begünstigt, 20 Prozent mindern direkt die Steuerschuld bis zu den gesetzlichen Höchstbeträgen. Viele Verwaltungen stellen dafür eine Bescheinigung aus, ansonsten genügt die aufgeschlüsselte Abrechnung.

Ist ein 24h-Notdienst umlagefähig?

Die Bereitschaftspauschale für die Erreichbarkeit kann je nach Ausgestaltung als Teil der Hauswartkosten umlagefähig sein, die einzelnen Einsätze zur Schadensbeseitigung sind dagegen Instandhaltung und nicht umlagefähig. Auch hier entscheidet die getrennte Ausweisung im Vertrag. Was der Notdienst leistet, steht auf der Seite Notdienst Stuttgart.

Was passiert, wenn der Vermieter die Anteile nicht trennen kann?

Dann trägt er das Risiko: Der Mieter kann die Position beanstanden, und im Streitfall muss der Vermieter die Umlagefähigkeit darlegen und beweisen. Ohne belastbare Aufschlüsselung wird die Position gekürzt oder gestrichen. Deshalb gehört die Trennung in den Dienstleistungsvertrag, nicht in die nachträgliche Schätzung.

Dürfen WEG-Verwaltungskosten auf Mieter umgelegt werden?

Nein. Die Kosten der WEG- oder Mietverwaltung sind Verwaltungskosten nach § 1 Abs. 2 BetrKV und niemals umlagefähig. Vermietende Wohnungseigentümer müssen aus der Hausgeldabrechnung die umlagefähigen Positionen herausziehen und dürfen das Hausgeld nicht pauschal weiterreichen.

Für Vermieter und Verwaltungen: Unsere Rechnungen trennen umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen von der ersten Abrechnung an. Zum Kontaktformular

Weitere Fragen zu diesem Thema

Kurz beantwortet, jeweils in zwei bis drei Sätzen.

Kann eine monatliche Hausmeisterpauschale bei einem Mehrfamilienhaus vollständig auf die Mieter umgelegt werden?

Bei einem Mehrfamilienhaus darf eine monatliche Hausmeisterpauschale nur insoweit umgelegt werden, wie sie laufende Betreuungsleistungen abdeckt. Verwaltungsaufgaben, Reparaturen und Instandhaltung sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV herauszurechnen. Der Mietvertrag muss die Betriebskostenumlage vorsehen, und Gesamtkosten, Verteilerschlüssel sowie Mieteranteil müssen nachvollziehbar ausgewiesen sein.

Darf die wöchentliche Treppenhausreinigung unter zwei Betriebskostenpositionen stehen?

Nein, eine wöchentlich vom Hausmeister erledigte Treppenhausreinigung darf nicht doppelt angesetzt werden. Wird sie bereits als Gebäudereinigung nach § 2 Nr. 9 BetrKV abgerechnet, darf sie nicht nochmals in der Hauswartposition nach § 2 Nr. 14 BetrKV erscheinen. Entscheidend sind die tatsächlich erbrachte Tätigkeit und ihre eindeutige Zuordnung.

Welche Hausmeisterkosten sind bei einem Stuttgarter Altbau mit zwölf Wohnungen umlagefähig?

Für einen Stuttgarter Altbau mit zwölf Wohnungen sind laufende Kontrollgänge und die Überwachung der Haustechnik grundsätzlich umlagefähig. Voraussetzung sind eine mietvertraglich vereinbarte Betriebskostenumlage und die Zuordnung nach § 2 Nr. 14 BetrKV. Führt der Hausmeister zugleich Reparaturen oder Wohnungsabnahmen aus, müssen diese Anteile gemäß § 1 Abs. 2 BetrKV getrennt werden.

Kann die monatliche Gartenpflege einer Wohnanlage in Filderstadt Bernhausen abgerechnet werden?

Ja, die monatliche Gartenpflege einer Wohnanlage in Filderstadt Bernhausen kann nach § 2 Nr. 10 BetrKV umgelegt werden. Der Mietvertrag muss die Betriebskostenumlage vorsehen, und die Leistung muss eindeutig zugeordnet sein. Eine Neuanlage des Gartens oder eine Fällung ohne Pflegecharakter ist dagegen häufig nicht umlagefähig und bleibt eine Einzelfallfrage.

Dürfen Kosten für den Mülltonnenservice bei einem Mehrfamilienhaus umgelegt werden?

Ja, der Mülltonnenservice bei einem Mehrfamilienhaus ist als Teil der laufenden Betreuung nach § 2 Nr. 14 BetrKV oder als Kosten der Müllbeseitigung umlagefähig, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Wichtig ist die eindeutige Zuordnung zu einer Position, damit die Leistung nicht doppelt in der Abrechnung erscheint. Wird die Leistung bereits über eine andere Position abgerechnet, entfällt die zusätzliche Umlage.

Wie wirkt sich ein Mischvertrag mit Reinigung und Reparatur auf die Umlagefähigkeit aus?

Ein Mischvertrag mit Reinigung und Reparatur senkt die Umlagefähigkeit, weil nur die laufenden Reinigungsanteile umgelegt werden dürfen und Reparaturkosten nach § 1 Abs. 2 BetrKV herausgerechnet werden müssen. Ohne vertragliche Trennung muss der Vermieter den nicht umlagefähigen Anteil schätzen und die Schätzgrundlage im Streitfall nachvollziehbar darlegen. Ohne diese Trennung riskiert der Vermieter eine Kürzung der gesamten Position im Streitfall.

Welche Hausmeisterkosten sind bei einer Wohnanlage in Stuttgart Zuffenhausen mit Concierge-Funktion umlagefähig?

Bei einer Wohnanlage in Stuttgart Zuffenhausen mit Concierge-Funktion sind die laufenden Betreuungs- und Kontrollleistungen nach § 2 Nr. 14 BetrKV umlagefähig. Reine Empfangs- oder Verwaltungsaufgaben ohne Betreuungscharakter zählen dagegen zu den nicht umlagefähigen Verwaltungskosten. Die Abgrenzung sollte im Leistungsverzeichnis eindeutig geregelt sein. Diese Trennung sollte bereits im Vertrag mit dem Hausmeisterservice angelegt sein. Diese klare Abgrenzung sollte bereits bei Vertragsabschluss schriftlich festgehalten werden.

Können Hauswartkosten bei einem Gewerbeobjekt in Stuttgart Bad Cannstatt auf Mieter umgelegt werden?

Bei einem Gewerbeobjekt in Stuttgart Bad Cannstatt können Hauswartkosten umgelegt werden, wenn der Gewerbemietvertrag die Betriebskostenumlage entsprechend vorsieht. Wie im Wohnbereich müssen Verwaltungs- und Reparaturanteile herausgerechnet werden. Bei Gewerbemietverträgen ist die vertragliche Gestaltung freier, weshalb eine präzise Formulierung besonders wichtig ist. Eine klare vertragliche Formulierung verhindert spätere Auseinandersetzungen über die Umlagefähigkeit. Eine präzise Formulierung im Mietvertrag verhindert spätere Auseinandersetzungen über die konkrete Umlage.

Darf ich Reparaturstunden des Hausmeisters über die Betriebskosten abrechnen?

Nein, Reparaturstunden des Hausmeisters dürfen nicht als laufende Hauswartkosten auf Mieter verteilt werden. Reparaturen und Instandhaltung sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten. Enthält die Rechnung eine Mischpauschale, muss der Vermieter diese Anteile herausrechnen und die Aufteilung im Streitfall nachvollziehbar darlegen können.

Was passiert, wenn mir die Betriebskostenabrechnung erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist zugeht?

Geht die Betriebskostenabrechnung später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu, sind Nachforderungen des Vermieters grundsätzlich ausgeschlossen. Das folgt aus § 556 Abs. 3 BGB. Die Hausmeisterposition muss außerdem Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und Mieteranteil nachvollziehbar ausweisen. Herausgerechnete Bestandteile einer Mischpauschale müssen belegbar sein.

Quellen und Fundstellen

1.Betriebskostenverordnung (BetrKV), insbesondere § 1 Abs. 2 sowie § 2 Nr. 8, 9, 10 und 14
2.§ 556 Abs. 3 BGB (Abrechnungsfrist, Einwendungsfrist, Wirtschaftlichkeitsgebot)
3.§ 35a EStG (haushaltsnahe Dienstleistungen)

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Einsatzgebiet Stuttgart und Umgebung bis 25 km