Portfoliobetreuung, die Ihrer Verwaltung Arbeit abnimmt
Feste Ansprechpartner pro Portfolio, monatliche Objektberichte, klare Trennung der Kostenarten, damit die Betriebskostenabrechnung ohne Nachtelefonate durchläuft.
Was Verwaltungen von der Betreuung erwarten dürfen
Verwaltungen in Stuttgart brauchen drei Dinge von einem Hausmeisterservice: einen festen Ansprechpartner mit Objektkenntnis, eine sauber getrennte Rechnung nach Betriebskostenverordnung und eine dokumentierte Verkehrssicherung, die vor Gericht standhält. Alles andere ist Beiwerk.
≤ 1 Werktag
Reaktionszeit auf Verwaltungs-Tickets
15–25
Objekte pro Ansprechpartner
1×/Monat
Objektbericht mit Fotos
Objektakt und Objektbericht
Jedes Objekt bekommt einen digitalen Objektakt: Grunddaten, Ansprechpartner, Turnusse, Streustellen, Baumkataster, Reinigungshandbuch, Rufnummern für Störfälle. Auf Wunsch mit Freigabe für Beirat und Verwaltung. Der Objektbericht fasst am Monatsende die durchgeführten Leistungen zusammen, einseitig, lesbar, mit Bildstrecke.
Objektakt Stuttgart-Nord: Turnusse, Fotos, Vorfälle, auf einer Seite.
Getrennte Kostenarten für die Betriebskostenabrechnung
Wir trennen in jeder Rechnung: umlagefähige Hausmeisterleistungen (§ 2 Nr. 14 BetrKV), Winterdienst (§ 2 Nr. 8 BetrKV), Gartenpflege (§ 2 Nr. 10), Müllbeseitigung (§ 2 Nr. 9). Nicht umlagefähige Positionen, Reparaturen, Neuinstallationen, Verwaltungstätigkeit, laufen auf separaten Kostenstellen.
Warum die Trennung so wichtig ist
Fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen sind laut Deutschem Mieterbund einer der häufigsten Streitpunkte zwischen Mieter und Vermieter. Ein sauber getrennter Rechnungsstrom vom Hausmeisterservice reduziert diese Fehlerquelle deutlich , besonders in gemischt genutzten Objekten mit Gewerbeanteil, wo die Umlagefähigkeit einzelner Positionen anders liegt.
Kommunikation im Regelbetrieb
Verwaltungen erreichen uns über eine dedizierte Rufnummer und ein Ticketsystem. Standard-Reaktionszeit auf Tickets: ein Werktag. Für Störfälle mit Verkehrssicherungsbezug, Sturmschaden, akute Glätte, defekte Beleuchtung im Eingang, laufen wir sofort an. Rückmeldung an die Verwaltung erfolgt binnen zwei Stunden mit Foto und geplanter Maßnahme.
Monatliches Kurzgespräch mit der Verwaltung, üblich 15 Minuten pro Objekt.
Häufige Fragen aus Verwaltungssicht
Wie viele Objekte kann ein Ansprechpartner betreuen?
Ein Ansprechpartner betreut in unserem Modell typisch 15 bis 25 Objekte. Das hält die Reaktionszeit unter einem Werktag und sorgt für persönliche Kenntnis der Objekte, Beiräte und Besonderheiten.
Wie sieht der monatliche Objektbericht aus?
Jedes Objekt bekommt einen einseitigen Bericht: durchgeführte Turnusse, Winterdiensteinsätze, Sonderarbeiten, Vorfälle und offene Punkte, plus Bildstrecke. Als PDF für die Verwaltung, im Objektakt digital jederzeit einsehbar.
Sind die Kosten betriebskostenfähig?
Laufende Hausmeisterleistungen sind nach § 2 Nr. 14 BetrKV umlagefähig. Wir weisen umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen (Instandsetzung, Verwaltung) getrennt in der Rechnung aus, damit die Verwaltung ohne Nacharbeit umsetzen kann.
Was passiert bei Ausfall des Stammteams?
Jedes Objekt hat ein Zweitteam, das bei Urlaub oder Krankheit einspringt. Objektakt und Reinigungshandbuch sichern die Einarbeitung. Verwaltung und Beirat werden über Wechsel proaktiv informiert.
Ab welcher Portfoliogröße lohnt die Zusammenarbeit?
Wirtschaftlich interessant wird die Zusammenarbeit ab etwa zehn Objekten in vergleichbarer Lage. Kleinere Portfolios betreuen wir auch, dann meist mit standardisierten Servicepaketen statt individuellem Zuschnitt.
Wie trennt die Rechnung bei einem gemischt genutzten Objekt die monatlichen Leistungen?
Bei gemischt genutzten Objekten werden laufende Leistungen und nicht umlagefähige Arbeiten auf getrennten Kostenstellen ausgewiesen. Hausmeisterleistungen nennt die Rechnung nach BetrKV § 2 Nr. 14, Winterdienst nach BetrKV § 2 Nr. 8, Gartenpflege nach BetrKV § 2 Nr. 10 und Müllbeseitigung nach BetrKV § 2 Nr. 9.
Wie läuft die Übernahme eines Wohnobjekts in den ersten sechs Wochen ab?
Die Übernahme eines Wohnobjekts folgt einem sechswöchigen Aufsetzplan, der ab Woche fünf in den Regelbetrieb führt. In Woche eins und zwei erfolgen Begehung und Aufnahme, in Woche drei Vertrag und Übertragung der Verkehrssicherung, in Woche vier Schlüsselübergabe und Einweisung. Die Verwaltung erhält wöchentlich einen Statuszettel.
Was steht im Objektakt für einen Altbau in Stuttgarter Hanglage?
Der digitale Objektakt erfasst für ein Altbauobjekt in Stuttgarter Hanglage Grunddaten, Ansprechpartner, Turnusse, Streustellen, Baumkataster, Reinigungshandbuch und Rufnummern für Störfälle. Verwaltung und Beirat können auf Wunsch eine Freigabe erhalten. Der monatliche Bericht ergänzt durchgeführte Leistungen, Vorfälle, offene Punkte und eine Bildstrecke.
Wie laufen Tickets für ein Portfolio mit 20 Objekten in Stuttgart Mitte?
Für ein Portfolio mit 20 Objekten in Stuttgart Mitte laufen Verwaltungsanfragen über eine dedizierte Rufnummer und ein Ticketsystem. Die Standardreaktionszeit beträgt einen Werktag. Bei Störfällen mit Verkehrssicherungsbezug erfolgt der Anlauf sofort, die Rückmeldung an die Verwaltung binnen zwei Stunden mit Foto und geplanter Maßnahme.
Darf der Beirat den digitalen Objektakt einsehen?
Ja, der Beirat kann auf Wunsch eine Freigabe für den digitalen Objektakt erhalten. Dort liegen Grunddaten, Ansprechpartner, Turnusse, Streustellen, Baumkataster, Reinigungshandbuch und Störfallnummern. Der monatliche Objektbericht ist als PDF für die Verwaltung verfügbar und bleibt im Objektakt digital einsehbar; er enthält Leistungen, Vorfälle, offene Punkte und Fotos.
Was passiert, wenn die Beleuchtung im Hauseingang defekt ist?
Bei einer defekten Beleuchtung im Eingang wird wegen des Verkehrssicherungsbezugs sofort angelaufen. Die Verwaltung erhält binnen zwei Stunden eine Rückmeldung mit Foto und geplanter Maßnahme. Der Vorfall und offene Punkte fließen in den monatlichen Objektbericht ein, der als PDF bereitsteht und im digitalen Objektakt einsehbar bleibt.
Wie wird ein Portfolio mit mehreren kleinen Objekten organisatorisch betreut?
Ein Portfolio mit mehreren kleinen Objekten erhält einen festen Ansprechpartner, der Turnusse, Rufnummern und Objektakten über alle Standorte hinweg koordiniert. Anfragen laufen über ein gemeinsames Ticketsystem, damit einzelne Objekte nicht in der Kommunikation untergehen. Monatliche Berichte werden objektweise erstellt, können der Verwaltung aber auch gebündelt zusammengefasst werden. Details dazu werden vorab mit Verwaltung oder Eigentümer abgestimmt und im Objektakt oder Vertrag festgehalten.
Welche Angaben braucht die Verwaltung, um ein neues Objekt in die Betreuung aufzunehmen?
Für die Aufnahme eines neuen Objekts braucht die Verwaltung Grunddaten wie Adresse, Einheitenzahl, Ansprechpartner und gewünschten Leistungsumfang. Diese Angaben fließen in den Aufsetzplan, der Begehung, Vertrag, Übertragung der Verkehrssicherung und Schlüsselübergabe innerhalb weniger Wochen vorsieht. Der digitale Objektakt wird parallel angelegt und ab der Übergabe laufend gepflegt. Details dazu werden vorab mit Verwaltung oder Eigentümer abgestimmt und im Objektakt oder Vertrag festgehalten.
Wie wird die Objektübernahme eines Gewerbehofs in Stuttgart Zuffenhausen organisiert?
Bei der Übernahme eines Gewerbehofs in Stuttgart Zuffenhausen folgt der Ablauf dem üblichen sechswöchigen Aufsetzplan mit Begehung, Vertrag, Übertragung der Verkehrssicherung und Schlüsselübergabe. Wegen mehrerer Mietparteien auf dem Hof werden zusätzlich gemeinsame Flächen wie Zufahrt und Müllstandplatz gesondert erfasst. Die Verwaltung erhält wöchentlich einen Statuszettel bis zum Regelbetrieb. Details dazu werden vorab mit Verwaltung oder Eigentümer abgestimmt und im Objektakt oder Vertrag festgehalten.
Was steht im Objektakt für ein Studentenwohnheim in Stuttgart Vaihingen?
Der digitale Objektakt für ein Studentenwohnheim in Stuttgart Vaihingen erfasst Grunddaten, Ansprechpartner, Turnusse, Streustellen und ein Reinigungshandbuch, das auf die hohe Belegungsdichte abgestimmt ist. Rufnummern für Störfälle sind hinterlegt, da im Wohnheim häufiger kurzfristiger Bedarf entsteht. Der monatliche Bericht ergänzt Leistungen, Vorfälle, offene Punkte und eine Bildstrecke für die Verwaltung. Details dazu werden vorab mit Verwaltung oder Eigentümer abgestimmt und im Objektakt oder Vertrag festgehalten.
Anfrage für Ihr Objekt
Adresse, Größe und gewünschte Leistung genügen. Sie erhalten eine Rückmeldung innerhalb eines Werktags mit Terminvorschlag für die Begehung.
