Was umfasst die Unterhaltsreinigung von Büroflächen?
Die Unterhaltsreinigung deckt die wiederkehrenden Arbeiten ab, die ein Büro alltagstauglich halten: Boden saugen und wischen, Papierkörbe leeren, Oberflächen entstauben, Kontaktflächen wie Türklinken und Lichtschalter desinfizieren sowie Sanitär- und Teeküchenbereiche reinigen. Diese Arbeiten wiederholen sich in festem Turnus und unterscheiden sich damit von einmaligen Sonderleistungen.
Nicht enthalten sind Grundreinigungen von Teppichböden, die Reinigung schwer zugänglicher Glasflächen oder die Aufbereitung nach Umbauarbeiten. Solche Leistungen werden gesondert beauftragt und im Leistungsverzeichnis als eigene Position geführt, wie im Ratgeber Leistungsverzeichnis für den Hausmeisterservice beschrieben.
Wie wird der Reinigungsturnus für ein Büro festgelegt?
Der Turnus richtet sich nach Personenzahl, Publikumsverkehr und Nutzungsart der Fläche. Übliche Turnusstufen sind täglich, dreimal wöchentlich oder wöchentlich, wobei Sanitärbereiche in publikumsstarken Büros meist täglich gereinigt werden.
Kleine Büros mit wenigen Mitarbeitenden kommen oft mit zwei bis drei Terminen pro Woche aus, während Empfangsbereiche und Besprechungsräume mit häufigem Kundenkontakt einen täglichen Turnus benötigen. Der Turnus wird schriftlich im Vertrag festgehalten und lässt sich saisonal anpassen, etwa bei erhöhtem Krankenstand oder besonderen Veranstaltungen im Haus.
Warum wird außerhalb der Arbeitszeit gereinigt?
Reinigungsarbeiten finden überwiegend in den frühen Morgenstunden oder am Abend nach Geschäftsschluss statt, damit der Bürobetrieb ungestört läuft und Lärm sowie feuchte Böden während der Arbeitszeit vermieden werden. Übliche Zeitfenster liegen zwischen 6 und 8 Uhr morgens oder ab 18 Uhr abends.
Für den Zutritt außerhalb der Arbeitszeit braucht das Reinigungspersonal einen geregelten Schlüssel- oder Zutrittskarten-Zugang, der vertraglich dokumentiert wird. Bei sensiblen Bereichen wie Serverräumen oder Aktenlagern wird der Zutritt gesondert geregelt und auf ausgewählte Räume beschränkt.
Was gehört zur Sanitär- und Küchenreinigung im Büro?
Sanitärbereiche werden im täglichen Turnus gereinigt und desinfiziert, dazu gehören Waschbecken, Armaturen, WC-Becken und Fußböden sowie das Nachfüllen von Seife, Handtüchern und Toilettenpapier als Verbrauchsmaterial. Teeküchen erhalten die gleiche Reinigungstiefe für Arbeitsflächen, Spülbecken und Kühlschrankaußenflächen.
Verbrauchsmaterial wird häufig als separate Position abgerechnet, da der Bedarf je nach Mitarbeiterzahl schwankt. Für die Innenreinigung von Kühlschränken und Geschirrspülern ist meist ein größerer Zeittakt vorgesehen, etwa wöchentlich statt täglich.
Wie wird der Preis je Quadratmeter für Büroreinigung berechnet?
Der Preis je Quadratmeter berücksichtigt Flächengröße, Bodenbelag, Turnus und den Umfang der Sanitär- und Küchenreinigung. Größere zusammenhängende Flächen senken den Quadratmeterpreis, da der Rüstaufwand pro Termin sinkt. Teppichboden erhöht den Aufwand gegenüber glattem Boden, weil das Saugen länger dauert.
Diese Angaben sind Orientierungswerte aus öffentlich zugänglichen Marktdaten der Gebäudereinigungsbranche, keine verbindlichen Angebote. Ein konkretes Angebot setzt eine Objektbegehung mit Flächenaufmaß voraus. Wie sich Reinigungskosten in Nebenkostenabrechnungen umlegen lassen, erklärt der Ratgeber Hausmeisterkosten umlegen.
Wie läuft die Qualitätskontrolle bei der Büroreinigung ab?
Die Qualitätskontrolle erfolgt über regelmäßige Objektbegehungen und ein Kontrollblatt, auf dem ausgeführte Leistungen und Auffälligkeiten dokumentiert werden. So lassen sich Reklamationen nachvollziehen und der vereinbarte Leistungsumfang wird überprüfbar.
Bei Bedarf wird die Zusammenarbeit an einem festen Ansprechpartner ausgerichtet, der Rückmeldungen aus dem Büroalltag direkt an das Reinigungsteam weitergibt. Diese Struktur ähnelt der Objektbetreuung, wie sie für Hausverwaltungen organisiert wird.
Was ist bei der Vertragsgestaltung für Büroreinigung zu beachten?
Ein Reinigungsvertrag für Büroflächen sollte Flächenaufmaß, Turnus, Leistungsverzeichnis und Ansprechpartner klar benennen, damit später kein Streit über den vereinbarten Umfang entsteht. Auch Kündigungsfristen und die Regelung für Vertretungen bei Krankheit oder Urlaub des Reinigungspersonals gehören in den Vertrag.
Für Bürogemeinschaften mit mehreren Mietparteien empfiehlt sich eine klare Trennung zwischen Gemeinschaftsflächen wie Fluren und Besprechungsräumen und den individuell gemieteten Büroeinheiten, damit die Kostenverteilung nachvollziehbar bleibt. Diese Trennung folgt demselben Prinzip wie bei Gemeinschaftsflächen in Wohnanlagen, wie es der Ratgeber Hausmeisterkosten umlegen für die Betriebskostenabrechnung beschreibt.
Zusätzlich lohnt sich eine klare Regelung für Sonderwünsche, etwa die Reinigung von Besprechungsräumen nach externen Terminen oder eine zusätzliche Zwischenreinigung bei erhöhtem Publikumsverkehr. Solche Zusatzleistungen werden getrennt vom festen Turnus abgerechnet und im Kontrollblatt vermerkt, damit die reguläre Leistung davon klar abgegrenzt bleibt und die Abrechnung nachvollziehbar ist.
Bei größeren Bürogebäuden mit mehreren Mietern wird die Reinigung häufig zentral über die Hausverwaltung koordiniert, während einzelne Mieter zusätzliche Leistungen für ihre eigene Fläche separat beauftragen. Diese zweistufige Struktur trennt Gemeinschaftskosten von individuellen Zusatzwünschen und erleichtert die spätere Abrechnung gegenüber allen Beteiligten, ohne dass Leistungen doppelt erfasst werden.
Auch die Entsorgung von Papiermüll und Wertstoffen wird meist als eigener Punkt im Leistungsverzeichnis geführt, da sie sich vom Umfang her je nach Bürogröße stark unterscheidet und getrennt kalkuliert wird.
Häufige Fragen zur Büroreinigung
Wie oft sollte ein Büro gereinigt werden?
Das hängt von Personenzahl und Publikumsverkehr ab. Kleine Büros kommen oft mit zwei bis drei Terminen pro Woche aus, Empfangsbereiche mit Kundenverkehr brauchen meist täglichen Turnus. Sanitärbereiche werden bei stärkerer Nutzung ebenfalls täglich gereinigt.
Können wir den Turnus nachträglich ändern?
Ja. Der Turnus wird vertraglich festgehalten, lässt sich aber bei Bedarf anpassen, etwa saisonal oder bei erhöhtem Krankenstand. Änderungen werden schriftlich vereinbart und im Leistungsverzeichnis nachgeführt.
Wer stellt Reinigungsmittel und Verbrauchsmaterial?
Reinigungsmittel bringt in der Regel das Reinigungsunternehmen mit. Verbrauchsmaterial wie Seife, Handtücher und Toilettenpapier für Sanitärbereiche wird häufig gesondert abgerechnet, da der Bedarf je nach Mitarbeiterzahl schwankt.
Wird auch am Wochenende gereinigt?
Das richtet sich nach dem vereinbarten Turnus. Bei täglichem Turnus in publikumsstarken Büros ist ein Wochenendtermin möglich, bei geringerer Nutzung reicht meist die Reinigung an Werktagen aus.
Was passiert bei kurzfristigem Reinigungsbedarf, etwa nach einem Kundentermin?
Kurzfristige Zusatztermine lassen sich gesondert vereinbaren und werden nach Aufwand abgerechnet. Solche Einsätze liegen außerhalb des regulären Turnus und werden im Kontrollblatt separat vermerkt.
Reinigungskonzept für Ihr Büro anfragen: Flächenaufmaß und gewünschter Turnus genügen für eine erste Einschätzung. Zum Kontaktformular
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