Vorlagen und Checklisten

Bei einer jährlichen Nebenkostenabrechnung für ein Mehrfamilienhaus müssen Reparatur und Verwaltung aus einer Hausmeister Mischpauschale herausgerechnet werden. Umlagefähig sind laufende Betreuung, Kontrolle und kleine Dienste nach § 2 Nr. 14 BetrKV. Fehlt die Trennung, sollten Sie Hausmeistervertrag, Rechnungen und Leistungsverzeichnis einsehen und die Position konkret schriftlich beanstanden.

Die Treppenhausreinigung kann monatlich neben Hausmeisterkosten erscheinen, wenn keine Leistung doppelt berechnet wird und die Kostenart im Mietvertrag umlagefähig vereinbart ist. Gebäudereinigung ist nach § 2 Nr. 9 BetrKV umlagefähig. Prüfen Sie den Hausmeistervertrag und das Leistungsverzeichnis, falls Reinigung bereits in der Hausmeisterposition enthalten sein könnte.

Bei einem Mietshaus in Stuttgarter Hanglage sind Winterdienstkosten nach § 2 Nr. 8 BetrKV grundsätzlich umlagefähig, sofern die Kostenart mietvertraglich vereinbart ist. Prüfen Sie, ob dieselben Arbeiten zusätzlich in der Hausmeisterposition stehen, ob der vereinbarte Verteilerschlüssel verwendet wurde und ob Vertrag, Rechnung und tatsächlicher Leistungsumfang übereinstimmen.

Bei einem Altbau mit acht Wohnungen in Stuttgart West dürfen laufende Betreuung, Kontrolle und kleine Dienste nach § 2 Nr. 14 BetrKV umgelegt werden. Reparaturen, Instandhaltung und Verwaltungstätigkeiten bleiben ausgeschlossen. Bei einer Mischpauschale prüfen Sie durch Belegeinsicht, ob diese Anteile herausgerechnet und die Kosten mit dem mietvertraglichen Schlüssel verteilt wurden.

Der Vermieter darf nach Ablauf von zwölf Monaten seit Ende des Abrechnungszeitraums grundsätzlich keine Nachforderung mehr erheben, § 556 Abs. 3 BGB. Entscheidend ist, wann Ihnen die Abrechnung zugegangen ist. Ihre eigene Einwendungsfrist beträgt ebenfalls zwölf Monate ab Zugang, weshalb Sie Einwendungen schriftlich, konkret und positionsbezogen mitteilen sollten.

Wenn die Arbeitskosten nicht getrennt ausgewiesen sind, können Sie bei der Verwaltung eine Bescheinigung nach § 35a EStG anfordern. Berücksichtigungsfähig sind 20 Prozent der enthaltenen Arbeitskosten für Hauswart, Reinigung, Gartenpflege und Winterdienst als haushaltsnahe Dienstleistungen. Die Beträge übernehmen Sie anschließend in die Einkommensteuererklärung.

Gartenpflegekosten prüfen Sie, indem Sie die abgerechnete Fläche mit der tatsächlichen Grünanlage vergleichen und den vereinbarten Verteilerschlüssel kontrollieren. Umlagefähig sind nach § 2 Nr. 10 BetrKV laufende Pflege wie Rasenmähen, Heckenschnitt und Bepflanzung, nicht aber Neuanlage oder größere Umgestaltung. Rechnungen und Leistungsverzeichnis geben Aufschluss, ob nur laufende Pflegeleistungen enthalten sind. Fällt bei der Prüfung eine deutliche Abweichung zur Vorjahresabrechnung auf, lohnt sich zusätzlich ein Blick auf den zugrunde liegenden Pflegevertrag.

Doppelt abgerechnete Positionen erkennen Sie, indem Sie Hausmeistervertrag und Winterdienstrechnung nebeneinanderlegen und prüfen, ob dieselbe Fläche in beiden Verträgen mit Streu- oder Räumleistungen genannt wird. Häufig taucht der Gehweg sowohl in einer Mischpauschale als auch als separate Winterdienstposition auf. Bei Unklarheit sollten Sie schriftlich nachfragen, welche Fläche welcher Vertrag konkret abdeckt. Erhalten Sie keine klare Antwort, kann eine schriftliche Beanstandung innerhalb der Einwendungsfrist die Position verbindlich klären.

Bei einem Mehrfamilienhaus mit Tiefgarage in Vaihingen prüfen Sie, ob die Reinigungskosten der Tiefgarage separat ausgewiesen sind und ob der Verteilerschlüssel nur die Stellplatznutzer belastet, sofern der Mietvertrag dies so vorsieht. Kosten für Fahrbahn, Rinnen und Pumpensumpf gehören zur Gebäudereinigung nach § 2 Nr. 9 BetrKV. Prüfen Sie zusätzlich, ob Sanierungsarbeiten fälschlich als laufende Reinigung erscheinen.

Bei einer WEG mit Spielplatz in Möhringen sind die laufenden Kontroll- und Pflegekosten des Spielplatzes nach § 2 Nr. 13 BetrKV umlagefähig, etwa Sichtkontrolle, Reinigung und kleinere Instandhaltung von Fallschutz und Geräten. Größere Reparaturen oder der Austausch eines Spielgeräts zählen dagegen zur Instandhaltung und dürfen nicht umgelegt werden. Prüfen Sie die Rechnung auf diese Trennung.

Bei einem Mehrfamilienhaus mit Spielplatz ist die Sichtkontrolle wöchentlich durchzuführen und konsequent zu dokumentieren. Sie gehört ganzjährig in die Kontrollgänge; festgestellte Mängel sind zu melden. Auch Stichproben bei beauftragten Dienstleistern sollten mit Datum notiert werden, weil fehlende Protokolle im Streitfall keinen belastbaren Nachweis liefern.

Die jährliche Funktionskontrolle der Rauchmelder ist im Dezember für jede Wohnung einzuplanen und zu protokollieren. Der Jahreskalender nennt dafür keinen abweichenden Turnus nach Objekttyp oder Wohnungszahl. Fluchtwege müssen im selben Monat trotz Weihnachtsdekoration frei bleiben; ganzjährig sind Objektbegehungen und Mängelmeldungen zu dokumentieren.