Welche Mehrheit braucht der Beschluss?
Seit der WEG-Reform genügt für Beschlüsse der laufenden Verwaltung die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen, und die Versammlung ist unabhängig von der Zahl der Anwesenden beschlussfähig. Die Beauftragung, der Wechsel oder die Kündigung eines Hausmeisterservice fällt als Maßnahme ordnungsmäßiger Verwaltung nach § 19 WEG in diese Kategorie.
Ordnungsmäßig ist die Maßnahme, wenn sie dem Interesse der Gesamtheit der Eigentümer nach billigem Ermessen entspricht. Praktisch heißt das: Der Bedarf muss nachvollziehbar sein, die Kosten müssen im marktüblichen Rahmen liegen, und die Auswahl darf nicht willkürlich erfolgen. Genau daran setzen Anfechtungen an, weshalb die Vorbereitung wichtiger ist als die Abstimmung selbst. Bei größeren Aufträgen ist die Einholung mehrerer Vergleichsangebote gefestigte Erwartung der Rechtsprechung an eine ordnungsmäßige Vergabe, drei Angebote sind die bewährte Praxis.
Wie bereitet der Beirat die Beschlussfassung vor?
Die anfechtungsfeste Vorbereitung folgt fünf Schritten: Bedarf und Leistungsumfang definieren, ein einheitliches Leistungsverzeichnis erstellen, mindestens drei Vergleichsangebote auf dieser Basis einholen, die Angebote in einer Übersicht für die Eigentümer aufbereiten und den Tagesordnungspunkt mit der Einladung fristgerecht ankündigen.
Der häufigste Vorbereitungsfehler ist der Angebotsvergleich ohne gemeinsame Basis: Drei Anbieter mit drei verschiedenen Leistungszuschnitten liefern drei unvergleichbare Preise, und die Versammlung diskutiert Äpfel gegen Birnen. Die Lösung ist das einheitliche Leistungsverzeichnis, das an alle Anbieter geht, die Vorlage dafür liefert unser Muster-Leistungsverzeichnis. In die Versammlungsunterlagen gehört eine Vergleichstabelle mit Positionen, Jahreskosten und den Nachweisen der Anbieter: Betriebshaftpflicht, Referenzen, Vertretungsregelung. Wichtig für die Einladung: Der Tagesordnungspunkt muss so bezeichnet sein, dass Eigentümer erkennen, worüber beschlossen wird, eine Position "Verschiedenes" trägt keinen Vergabebeschluss.
Wie sieht ein tauglicher Beschlusstext aus?
Ein tauglicher Beschluss benennt Anbieter, Leistungsumfang per Verweis auf das Leistungsverzeichnis, Vergütung, Vertragsbeginn und Laufzeit sowie die Ermächtigung des Verwalters zum Vertragsschluss. Ein Beschluss "Es soll ein Hausmeister beauftragt werden" ist zu unbestimmt und lädt zur Anfechtung ein.
Bewährter Aufbau eines Beschlusstextes:
"Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer beschließt, die Firma [Name, Sitz] mit der Gebäudebetreuung des Objekts [Adresse] gemäß dem der Einladung beigefügten Leistungsverzeichnis vom [Datum] zu beauftragen. Die Vergütung beträgt [Betrag] Euro monatlich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Vertragsbeginn ist der [Datum], die Laufzeit beträgt [Dauer] mit einer Kündigungsfrist von [Frist]. Der Verwalter wird ermächtigt und beauftragt, den Vertrag namens der Gemeinschaft abzuschließen. Die Kosten werden in den Wirtschaftsplan eingestellt und nach [Verteilerschlüssel] umgelegt."
Die Bausteine sind bewusst konkret: Das beigefügte Leistungsverzeichnis macht den Leistungsumfang bestimmbar, die Verwalterermächtigung schafft die Handlungsgrundlage, und die Einstellung in den Wirtschaftsplan verbindet den Beschluss mit der Finanzierung.
Was gilt bei Umstellung von Kehrwoche oder angestelltem Hausmeister?
Die Umstellung von der Bewohner-Kehrwoche auf einen Dienstleister ist ebenfalls per Mehrheitsbeschluss möglich: Die Versammlung beschließt die Beauftragung und die Anpassung der Hausordnungsregelung zur Kehrwoche. Beim Wechsel vom angestellten Hausmeister zum Dienstleister kommen die arbeitsrechtlichen Fristen und der Kündigungsschutz des Arbeitsverhältnisses hinzu, hier ist der Renteneintritt der konfliktfreie Wechselzeitpunkt.
Bei der Kehrwochen-Umstellung gehört in die Versammlungsvorlage der ehrliche Hinweis, dass aus unbezahlter Eigenleistung eine Kostenposition wird, die über das Hausgeld und bei vermieteten Einheiten über die Betriebskosten läuft. Die Erfahrung zeigt, dass die Zustimmung steigt, wenn die Vorlage den Konfliktwert der Umstellung benennt: definierter Standard, Kontrollblatt, keine Nachbarschaftsstreitigkeiten mehr. Ablauf und Modelle beschreibt die Seite Kehrwochenservice Stuttgart, der Vollkostenvergleich zum angestellten Hausmeister steht im Ratgeber Hausmeister anstellen oder Service beauftragen.
Was passiert nach der Beschlussfassung?
Nach der Beschlussfassung schließt der Verwalter den Vertrag, der Beschluss wird in die Beschlusssammlung aufgenommen, und die Kosten laufen in Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Eigentümer können den Beschluss innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung anfechten, die Klagebegründung muss innerhalb von zwei Monaten erfolgen. Nach Ablauf der Frist ist der Beschluss bestandskräftig, auch wenn er Mängel hätte.
Für den Start des Dienstleisters gilt derselbe Ablauf wie bei jeder Objektübernahme: Begehung mit Zustandsaufnahme, Schlüsselübergabe mit Protokoll, Einregelungsphase. Der Beirat sollte nach drei bis sechs Monaten einen kurzen Qualitätscheck gegen das Leistungsverzeichnis auf die Tagesordnung nehmen, das diszipliniert den Anbieter und liefert der nächsten Versammlung eine belastbare Bewertung statt Einzelmeinungen. Wie die Übernahme im Detail läuft, steht auf der Seite für Hausverwaltungen.
Häufige Fragen zum WEG-Beschluss
Kann der Verwalter den Hausmeisterservice ohne Beschluss beauftragen?
Das hängt von seiner Vertragsermächtigung ab: Maßnahmen untergeordneter Bedeutung kann der Verwalter je nach Verwaltervertrag eigenständig veranlassen, die dauerhafte Vergabe der Objektbetreuung mit laufenden Kosten gehört als Grundsatzentscheidung in die Versammlung. Im Zweifel beschließen lassen, das schützt Verwalter und Gemeinschaft.
Müssen wirklich drei Angebote eingeholt werden?
Für größere, laufende Aufträge ist die Einholung mehrerer Vergleichsangebote der Maßstab ordnungsmäßiger Verwaltung und die beste Absicherung gegen Anfechtung. Bei Kleinstaufträgen ist der Aufwand verhältnismäßig zu halten. Entscheidend ist, dass die Auswahl nachvollziehbar dokumentiert ist.
Was können überstimmte Eigentümer tun?
Den Beschluss innerhalb eines Monats anfechten, wenn er ordnungsmäßiger Verwaltung widerspricht, etwa bei deutlich überhöhten Kosten oder willkürlicher Auswahl. Ein inhaltlich sauber vorbereiteter Beschluss mit Vergleichsangeboten und Leistungsverzeichnis hält der Anfechtung in aller Regel stand.
Kann ein einzelner Eigentümer die Beauftragung verlangen?
Ein Eigentümer kann die Befassung der Versammlung verlangen und hat einen Anspruch auf Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung. Ob die Beauftragung eines Dienstleisters dazu gehört, hängt vom Zustand des Objekts ab, etwa wenn Verkehrssicherungspflichten erkennbar unerfüllt bleiben.
In welche Versammlung gehört der Tagesordnungspunkt?
Idealerweise in die Herbstversammlung vor der Wirtschaftsplanaufstellung, dann startet der Vertrag zum Jahreswechsel und der Winterdienst ist rechtzeitig vergeben. Die Terminlogik dazu zeigt der Gebäude-Jahreskalender.
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